DPS on lyhenne sanoista dynamic procurement system eli dynaaminen hankintajärjestelmä. Motiva on julkaissut kesäkuussa oppaan dynaamisen hankintajärjestelmän käytöstä elintarvikehankinnoissa. DPS:n käyttöönottoa elintarvikehankinnoissa on valmisteltu Suomessa useammassa hankintoja tekevässä organisaatiossa kuluneen vuoden aikana. Näillä hankkijoilla motiivina on ollut erityisesti toive lähiruoan lisäämisestä julkisissa ruokapalveluissa.
Pientuottajia ei ole aina helppo houkutella tarjoajaksi julkisiin kilpailutuksiin
Moni kunta ja julkinen ruokapalvelutuottaja on asettanut tavoitteeksi lähiruoan lisäämisen omassa tarjonnassaan. Luomutetaan ruokapalvelut -hankkeen tammi-helmikuussa 2024 toteuttamaan kyselyyn mukaan lähes 30 % julkisista keittiöistä on asettanut myös selkeän tavoitteen luomun käytön lisäämiseksi. Suomen valtio on asettanut tavoitteeksi, että julkisten keittiöiden raaka-aineista 25 % tulisi olla luomua vuoteen 2030 mennessä.
Lähi- ja luomutuottajat ovat usein pieniä yrityksiä, joiden silmissä julkiset hankinnat voivat näyttäytyä byrokraattisina, paljon paperityötä vaativina sekä haastavina suurten tilausmäärien ja sitovuuden takia. Dynaaminen hankintajärjestelmä on toimittajille astetta kevyempi tapa osallistua julkisiin kilpailutuksiin ja siksi sen käyttöä on kokeiltu madaltamaan pientuottajien kynnystä tarjota tuotteitaan julkisiin ruokapalveluihin.
DPS tarjoaa joustavuutta ja vaatii pienemmän paperityön tarjoajayrityksiltä
Kun tilaajaorganisaatio, esimerkiksi kunta tai keskitetty hankintaorganisaatio, on tehnyt perustamis-ilmoituksen dynaamisesta hankintajärjestelmästä, yritykset voivat ilmoittautua mukaan tarjoajaksi. Kaikki voimassa olevien dynaamisten hankintajärjestelmien tiedot löytyvät Hilmasta.
Hakiessaan mukaan tarjoajaksi, yritys toimittaa toimintaansa koskevat tiedot, kuten omavalvontatodistukset, ESPD-lomakkeet ja rikosrekisteriotteet. Tiedot tarkistetaan ja yritys voidaan hyväksyä mukaan tarjoajaksi. Tarjoajaksi hyväksymisen jälkeen yritykseltä pyydetään tietoja omista tuotteistaan. Hintatietoja päivitetään yleensä tarjouspyyntöjen yhteydessä.
Tilaajat eli esimerkiksi kunnan ruokapalvelutuottajat tai yhteishankintayksikön asiakasorganisaatiot tekevät dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä minikilpailutuksia. Tarjouspyyntö lähtee kaikille dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksytyille yrityksille. Voi toki olla niinkin, että tietyssä elintarvikekategoriassa on vain yksi tarjoaja.
Tässä vaiheessa yritys voi päättää haluaako se tarjota tuotteitaan kyseiselle tilaajalle ja ilmoittaa myös päivitetyt hintatiedot. Jos yrityksellä ei juuri sillä hetkellä ole mahdollisuutta tuotteitaan toimittaa, sen ei tarvitse kilpailutukseen osallistua. Monella dynaamista hankintajärjestelmää valmistelleella organisaatiolla oli taka-ajatuksena se, että järjestelmän kautta saataisiin hankittua helpommin satokauden tuotteita juuri silloin kun niitä on saatavilla.
Helppoutta lähiruoan ja luomun hankintaan myös tilaajalle
Minikilpailutuksia tekevät tilaajaorganisaatiot eivät joudu enää tässä vaiheessa yritysten tietoja tarkistamaan, mutta voivat silti olla varmoja yritysten soveltuvuudesta. Lisäksi tilaajan saattaa olla DPS:n kautta helpompi tavoittaa mukaan ilmoittautuneet yritykset. Toki dynaaminen hankintajärjestelmä ei sulje isoja yrityksiä tai tukkuja pois. Myös heillä on oikeus ilmoittautua mukaan tarjoajaksi.
Haasteena tilaajan kannalta DPS-järjestelmässä on se, että yritykset voivat olla tarjoamatta minikilpailutuksessa tuotteitaan. Toisaalta kuljetusten järjestämisessä on oma vaivansa yrityksille, kun tukut eivät ole järjestämässä logistiikkaa.
Dynaaminen hankintajärjestelmä voidaan perustaa hyvinkin pitkäikäiseksi. Esimerkiksi Monetra Oulu Oy:n alkuvuodesta julkaisema elintarvikkeiden DPS on voimassa vuoteen 2050 saakka. Yrityksiä voi tulla mukaan DPS:ään milloin tahansa sen voimassaoloaikana.
Motiva laati dynaamisen hankintajärjestelmän perustamista käsittelevän oppaan maa- ja metsätalousministeriön toimeksiannosta. Opas laadittiin hankkeessa, jossa kuusi hankintayksikköä perehtyi dynaamiseen hankintajärjestelmään ja osa valmisteli sen käyttöönottoa. Hankintaorganisaatioista kaksi, Monetra Oulu Oy ja Huittisten kaupunki, ovat omat DPS-järjestelmänsä jo julkaisseet ja Kaarea valmistelee aktiivisesti omaansa. Kolme muuta hankintayksikköä olivat keräämässä oppia ja pohtivat mahdollista sopivaa ajankohtaa oman hankintansa käynnistämiseen. Oppaan julkaisutilaisuudessa kuultiin ainakin yhden muun hankkijan valmistelevan elintarvikehankinnan käynnistämistä DPS:n kautta, joten tilannetta kannatta seurailla Hilmasta.
Lisää lähi- ja luomuruokaa dynaamisella hankintajärjestelmällä -opas
Kirjoittaja
Suvi Salmela
Motiva
