Lähes kaikki julkiset ruokapalvelut käyttävät tuotannonohjausjärjestelmää ruokalistasuunnitteluun, varastonhallintaan ja tilausten tekemiseen sekä aterioiden ravintoarvojen laskemiseen ja hävikinhallintaan. Valtakunnallisen MAHVA -hankkeen järjestämässä toukokuisessa webinaarissa ”Pk-yrittäjien tuotteet kuntien ruokalistoille tuotannonohjausjärjestelmän avulla” avattiin käytännönläheisesti tuotannonohjausjärjestelmän merkitystä ja roolia ruokapalveluissa.
Mikkelin ruoka- ja puhtauspalveluiden palvelujohtaja Mia Hassinen kertoi, että Mikkelissä JAMIX-tuotannonohjausjärjestelmää käytetään läpi koko ruokapalveluprosessin. Kaikki lähtee siitä, että asiakas (esim. päiväkoti) tilaa päiväkohtaiset ateriat ohjelman kautta eli kertoo, miten monelle lapselle tarvitaan ruokaa minäkin päivänä ja mitä erityisruokavalioita on. Valmistavassa keittiössä yhdistetään eri asiakkailta (kunnan eri keittiöt) tulevat tilaukset ja tämän yhdistelmätiedon perusteella keittiölle tehdään tuotantosuunnitelma eli miten paljon ja mitä ruokaa tehdään minäkin päivänä ja kenelle toimitetaan. Tästä tiedosta muodostuu samalla elintarviketilaukset, jotka lähetetään JAMIXin kautta eri tavarantoimittajille. Tätä samaa ateriatilaustietoa käytetään myyntilaskuperusteena ja se on linkitetty kirjanpitojärjestelmään. Näin saadaan lähtemään sekä sisäisille että ulkoisille asiakkaille koontilaskut.
Suunnitteluprosessi käytännössä
Jokaisesta elintarvikkeesta tehdään varastokortti, jossa on muun muassa tuotetiedot, raaka-aineet, ravintosisältö, hinta, myyntierät, allergeenitiedot, mahdollinen Sydänmerkki, alkuperä (kotimainen, lähituote), luomu sekä tavarantoimittajan tiedot. Hassinen nosti esiin, että eri keittiöille voidaan kiinnittää eri tavarantoimittajia ja -tuotteita. Esimerkiksi perunoiden osalta voidaan tehdä niin, että yksi tavarantoimittaja vie tiettyihin keittiöihin ja toinen toisiin.
Ruokasuunnittelu etenee vakioituihin resepteihin, joihin liitetään ne raaka-aineet, joista on tehty varastokortti. Tämä tarkoittaa sitä, että ollakseen osana reseptiä ja sitä kautta ateriatarjontaa, pitää olla varastokorttitiedot saatavilla järjestelmässä. Valmiin reseptin perusteella luodaan ruokalista, jossa kiinnitetään huomiota monipuolisuuteen ja vaihtelevuuteen sekä huomioidaan myös elintarvikekustannukset ja sopimustuotteet.
Mikkelissä ruokalista pohjautuu kuuden viikon kiertoon, mutta ruokalistasuunnittelussa huomioidaan myös sesongit, vuodenaika ja mahdolliset juhlapyhät. Sesongin ja juhlapyhien aikaan voidaan ottaa myös erikoistuotteita, joita ei ole muuten käytössä. Kun ruokalista on valmis, tarkistetaan tavarantoimittajatietojen oikeellisuus ja että ravintoarvotiedot ovat kohdallaan (erityisesti suola ja rasva) sekä kustannuslaskelma. Ruokalistasta otettavan raportin pohjalta tehdään tilaukset.
Varastokorteilla oleville tavarantoimittajille lähtee automaattisesti tilaus joko vastaanottajan omaan tuotannonohjausjärjestelmään tai sähköpostiin, mikä on kätevää erityisesti pienten toimittajien kohdalla.
Jos katsotaan asiaa ruokailevan asiakkaan tai kuntalaisen näkökulmasta, niin esimerkiksi Mikkelin kaupungin nettisivuilla olevissa ruokalistoissa on nähtävissä ainesosaluettelo, tietoa luomusta ja myös Lähituote-sana voidaan laittaa näkyviin. Haaste alkuperän osalta on muun muassa se, että jos samalla tuotteella on useita toimittajia (esim. aiemmin mainittu peruna) niin ei voida laittaa useampaa toimittajaa näkyviin. JAMIX auttaa ruokapalveluissa myös tarvittavien tunnuslukujen ja hävikin seurannassa.
Miten päästä ruokapalvelun kumppaniksi?
Kunnan yhteistyökumppanuuden avain on, että osallistuu avoinna oleviin kilpailutuksiin ja jättää tarjouksen silloin kun tarjouspyynnöt ovat auki. Julkiset hankintailmoitukset ovat www.hankintailmoitukset.fi -sivulla. Kesken sopimuskauden on haastavaa ottaa uusia toimittajia, ja sitä voidaan tehdä vain poikkeustilanteissa. Olennaista on toimitusvarmuus eli tuotteet pitää saada juuri silloin, kun on sovittu, ja se määrä mitä on tilattu. Myös elintarvikkeiden esikäsittelyasteeseen kannattaa kiinnittää huomiota, koska vähäisistä henkilöresursseista johtuen esivalmistelua, esimerkiksi juuresten pesua ja kuorintaa, ei ehditä tehdä. Hassinen toivoi, että paikalliset toimittajat pitäisivät yhteyttä sekä kertoisivat ajatuksiaan ja ideoita uusille tuotteille ja kysyisivät myös keittiön toiveita. Uusia innovaatioita voidaan miettiä yhdessä. Järjestettäviin markkinavuoropuhelutilaisuuksiin kannattaa osallistua. Logistiikkaa ja yhteistyötä muiden lähituottajien kanssa, esimerkiksi toimitusmäärien kasvattamiseksi, kannattaa miettiä.
Webinaarin loppupuolella JAMIX-keittiöjärjestelmän sovellusasiantuntija Matleena Autio esitteli tarkemmin ohjelman sisältöä ja käyttömahdollisuuksia. Varastokorttiin tulevat tiedot voidaan päivittää joko sähköisesti tai manuaalisesti. Tuotetiedot voidaan tuoda suoraan JAMIXiin myös Synkka-palvelusta. Myös pientuottajille JAMIX-ohjelma tarjoaa tietojärjestelmän, jonne voidaan tallentaa esimerkiksi ruokaohjeet ja hallita ravintoarvolaskentaa sekä kustannuksia.
Webinaarin tallenne on katsottavissa maaseudunhankinnat.fi -nettisivuilla.
Kirjoittaja ja kuvat
Päivi Töyli, Turun yliopiston Brahea-keskus
